Datenvernichtung / Löschen personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten dürfen nicht in fremde Hände geraten. Das bleibt auch so, wenn man die Daten im Unternehmen nicht mehr speichern und somit löschen will. In der DIN 66399 sind die einzuhaltenden Grundlagen beschrieben. 

Wir empfehlen bei ausgedruckten Dokumenten immer die Verwendung eines Aktenvernichters der die DIN 66399 einhält.

Dies ist gerade oder auch bei der Arbeit in einem Homeoffice (Telearbeitsplatz) einzuhalten. 

Auch die Vernichtung von Datenträgern ist in der oben genannten DIN geregelt. 

Es gibt verschiedene Fachfirmen, welche die entsprechende Datenschuztkonforme Vernichtung von Datenträgern durchführen (z.B. über den Einsatz entsprechender Sammeltonnen).

Hinweis: Bei den Datenträgern sollte der Administrator bei Festplatten die Seriennummer und die Herkunft der Platte (Rechner) dokumentieren. Dies ist hilfreich um eine datenschutzkonforme Vernichtung bei einer Prüfung nachweisen zu können. 


Löschfristen / Aufbewahrungsfristen

Immer wieder kommt die Frage auf:

"Wie lange sind welche Daten zu archivieren?"

Hier z.B. eine Liste der IHK Darmstadt (ohne Anspruch auf Vollständigkeit)

Schriftgut

Aufbewahrungsfrist (Jahre)

Abrechnungsbelege

10

Abtretungserklärungen

6

Akkreditive

6

Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant)

10

Angebote mit Auftragsfolge

6

Angestelltenversicherung (Belege)

10

Anlagenvermögensbücher und -karteien

10

Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung

10

Ausgangsrechnungen

10

Außendienstabrechnungen

10

Bankbelege

10

Bankbürgschaften

6

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger

10

Belege (soweit Buchführung)

10

Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen

10

Betriebskostenrechnungen

10

Betriebsprüfungsberichte

6

Bewertungsunterlagen

10

Bewirtungsunterlagen

10

Bilanzen (Jahresbilanzen)

10

Buchungsbelege

10

Darlehensunterlagen

6

Dauerauftragsunterlagen

10

Debitorenlisten

10

Depotauszüge und -bestätigungen

10

Einfuhrunterlagen

6

Eingangsrechnungen

10

Einheitswertunterlagen

6

Essensmarkenabrechnungen

10

Exportunterlagen

6

Fahrtkostenerstattungsunterlagen

10

Frachtbriefe

6

Gehaltslisten

10

Geschäftsberichte

10

Geschäftsbriefe

6

Geschenknachweise

6

Gewinn- und Verlustrechnung (Jahreserfolgsrechnung)

10

Grundbuchauszüge (Inventarunterlagen)

10

Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)

10

Gutschriften (wenn Buchungsbeleg)

10

Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)

6

Handelsbücher

10

Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz)

10

Investitionszulage (Unterlagen)

6

Jahresabschlüsse (soweit Bilanzunterlagen)

10

Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent

10

Kalkulationsunterlagen

6

Kassenberichte

10

Kassenbücher und -blätter

10

Kassenzettel

10

Kontenpläne und Kontenplanänderungen

10

Kontenregister

10

Kontoauszüge (über Neubaukonten)

6

Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege)

10

Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz)

6

Lagerbücher

10

Lieferungsunterlagen (soweit Buchungsgelege)

10

Lohnbelege

10

Lohnkonto

6

Lohnlisten

10

Magnetbänder mit Buchfunktion

10

Mahnbescheide

6

Mietunterlagen (soweit empfangene Handelsbriefe)

6

Mietunterlagen (soweit Buchungsbelege)

10

Nachnahmebelege

10

Nebenbücher

10

Organisationsunterlagen und -pläne

10

Pachtunterlagen (soweit Handelsbriefe)

6

Pachtunterlagen (soweit Buchungsbelege)

10

Postquittungsbücher

10

Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen)

10

Protokolle

10

Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses)

10

Quittungen

10

Rechnungen

10

Reisekostenabrechnungen

10

Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)

10

Sachkonten

10

Saldenbilanzen

10

Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege)

6

Scheckbelege

6

Schriftwechsel

6

Spendenbescheinigungen

10

Steuerunterlagen

10

Überstundenlisten (soweit Lohnbelege)

10

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

10

Verkaufsbücher

10

Vermögensverzeichnis

10

Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)

10

Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege)

10

Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung)

6

Verträge (nach Vertragsende, soweit steuerrechtlich relevant)

6

Wareneingangs- und -ausgangsbücher

10

Wechsel

10

Zahlungsanweisungen

10

Zollbelege

6

Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)

10

Quelle: https://www.darmstadt.ihk.de/produktmarken/Beraten-und-informieren/festigung_wachstum/Kaufmaennisches/AufbewahrungvonGeschaeftsunterlagen/2538154

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